Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.
Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда
Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т. д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.
Читайте о сроках хранения бухгалтерских документов в тематической публикации в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.
Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.
Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
ВАЖНО! С 1 марта 2022 года нужно информировать работников об условиях и охране труда на предприятии.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Об организации системы охраны труда на предприятии рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).
Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Когда документы можно не хранить
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журналы регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- Трехлетний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Пять лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в специальном материале.
Узнайте больше о классификации инструктажей по охране труда.
Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).
Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения.
Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.
Итоги
Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.
Пересмотренные инструкции по охране труда нужно хранить пять лет.
Так разъяснил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.
Согласно п. 421 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда следует хранить 5 лет.
Роструд считает, несмотря на то, что инструкции по охране труда прямо в названном списке не перечислены, они подпадают под понятие «документы об обучении работников по охране труда».
Хранить нужно по месту утверждения – в организации, утвердившей инструкции по охране труда, в других организациях – там, куда по требованию или необходимости были инструкции предоставлены (контролирующие органы, подрядные организации и тд).
Следите за нашими новостями Telegram, «ВКонтакте»
|
Должностные инструкции |
|||
|
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности |
Организации |
3 года после замены новыми |
ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Должностные регламенты (инструкции) работников |
Организации |
50/75 лет <2> |
ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Новые сроки хранения документов по охране труда
|
Вид документа |
Срок хранения |
Основание по Перечню № 236 |
|
Общие документы |
||
|
Коллективные договоры |
Постоянно |
Пункт 386 |
|
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения |
Постоянно |
Пункт 385 |
|
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: |
Пункт 19 |
|
|
по основной (профильной) деятельности |
Постоянно |
|
|
по административно-хозяйственным вопросам |
5 лет |
|
|
Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений |
5 лет |
Пункт 21 |
|
Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда): |
Пункт 407 |
|
|
по месту проведения |
45 лет |
|
|
в других организациях |
5 лет после истечения срока действия сертификата |
|
|
Правила, инструкции, регламенты: |
Пункт 8 |
|
|
по месту утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
1 год после замены новыми |
|
|
Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета: |
Пункт 335 |
|
|
годовые и с большей периодичностью, единовременные |
Постоянно |
|
|
полугодовые, квартальные |
5 лет, при отсутствии годовых — постоянно |
|
|
месячные |
3 года, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно |
|
|
декадные, еженедельные |
1 год |
|
|
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) |
5 лет |
Пункт 408 |
|
Переписка по вопросам охраны труда |
5 лет |
Пункт 430 |
|
Улучшение условий труда |
||
|
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда |
5 лет |
Пункт 409 |
|
Вредные условия труда |
||
|
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: |
Пункт 410 |
|
|
по месту утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда |
75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — если после 1 января 2003 года |
Пункт 414 |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет |
Пункт 402 |
|
Документы (заявления, докладные записки, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
5 лет |
Пункт 392 |
|
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год после закрытия наряда-допуска |
Пункт 415 |
|
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год после закрытия нарядов-допусков |
Пункт 416 |
|
Обучение по охране труда |
||
|
Документы (программы, списки, переписка) по обучению работников охране труда |
5 лет |
Пункт 421 |
|
Протоколы результатов обучения по охране труда |
5 лет |
Пункт 422 |
|
Журналы, книги учета: |
Пункт 423 |
|
|
инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) |
45 лет |
|
|
профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда |
5 лет |
|
|
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов |
1 год |
Пункт 490 |
|
Медосмотр |
||
|
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): |
Пункт 411 |
|
|
по месту разработки и утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: |
Пункт 412 |
|
|
по месту утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников |
5 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — если после 1 января 2003 года |
Пункт 413 |
|
Выдача СИЗ и молока |
||
|
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: |
Пункт 426 |
|
|
по месту составления и утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
3 года после замены новыми |
|
|
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года |
Пункт 427 |
|
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
1 год |
Пункт 428 |
|
Травматизм и профзаболевания |
||
|
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций |
5 лет |
Пункт 418 |
|
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний |
75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — если после 1 января 2003 года |
Пункт 419 |
|
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
5 лет после истечения срока действия договора; |
Пункт 420 |
|
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: |
Пункт 425 |
|
|
по месту составления |
45 лет |
|
|
в других организациях |
5 лет |
|
|
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
Пункт 424 |
|
Документы по результатам надзорных проверок |
||
|
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах |
5 лет |
Пункт 288 |
|
Пожарная безопасность |
||
|
Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации |
5 лет |
Пункт 611 |
|
Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах |
5 лет |
Пункт 612 |
|
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности |
3 года |
Пункт 613 |
|
Списки противопожарного оборудования и инвентаря |
5 лет после замены новыми |
Пункт 614 |
|
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря |
3 года |
Пункт 615 |
|
Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации |
До замены новыми |
Пункт 616 |
|
Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций |
||
|
Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей |
5 лет после актуализации паспорта безопасности |
Пункт 594 |
|
Паспорта безопасности объектов топливно- энергетического комплекса |
25 лет после актуализации паспорта безопасности |
Пункт 595 |
|
Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации |
5 лет |
Пункт 597 |
|
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне |
3 года |
Пункт 598 |
|
Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
5 лет |
Пункт 601 |
|
Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны |
5 лет после замены новыми |
Пункт 602 |
|
Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций |
5 лет после замены новыми |
Пункт 603 |
|
Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций |
5 лет |
Пункт 604 |
|
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях |
До замены новыми |
Пункт 606 |
|
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
3 года |
Пункт 608 |
|
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
3 года |
Пункт 609 |
|
Санитарные требования |
||
|
Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии |
3 года |
Пункт 539 |
|
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: |
Пункт 417 |
|
|
по месту утверждения |
Постоянно |
|
|
в других организациях |
До замены новыми |
|
|
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств |
5 лет |
Пункт 429 |
Таблица подготовлена на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказ зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449; вступил в силу 18 февраля 2020 года.
© Материал из Справочной системы «Охрана труда».
Главная
→
Бухгалтерские формы
→
Журнал учета инструкций по …
Бухгалтерская форма:
актуально на 19 ноября 2019 г.
Журнал учета инструкций по охране труда
975
В обязанности работодателя входит обеспечение безопасных условий и охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ). В целях выполнения этой обязанности работодатель должен, в том числе разрабатывать и утверждать инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Инструкции по охране труда
Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из его должности, профессии или вида выполняемой работы (п. 1 Методических рекомендаций, утв. Минтрудом РФ 13.05.2004 (далее – Методические рекомендации)).
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
Разработка инструкций по охране труда
Инструкция по охране труда для работника разрабатывается, в том числе на основе (п. 3 Методических рекомендаций):
- межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда;
- требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций – изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства.
Инструкции по охране труда для работников разрабатываются и утверждаются работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (п. 4 Методических рекомендаций).
Кроме того, работодатель проводит проверку и пересмотр инструкций по охране труда. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в пять лет (п. 6 Методических рекомендаций).
Сведения о разработанной инструкции и о плановой дате ее пересмотра вносятся в журнал учета инструкций по охране труда для работников
Журнал учета инструкций по охране труда для работников
Работодатель может самостоятельно разработать форму журнала учета инструкций по охране труда. При разработке можно воспользоваться примерной формой, приведенной в Приложении 2 к Методическим рекомендациям.
Так как согласно Методическим рекомендациям действующие инструкции по охране труда должны храниться у руководителя структурного подразделения, логично возложить на руководителя того или иного подразделения также ведение и хранение журнала учета инструкций.
Журнал учета инструкций по охране труда: образец
Приведем образец заполнения журнала учета инструкций по охране труда.
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников
Инструкции по охране труда могут выдаваться работникам на руки для изучения при первичном инструктаже. Кроме того, инструкции могут быть вывешены на рабочих местах или храниться в ином доступном для работников месте.
Выдача инструкций фиксируется в журнале учета выдачи инструкций по охране труда для работников. Примерная форма такого журнала приведена в Приложении 3 к Методическим рекомендациям.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ
к системе на 2 дня.
Реклама. ООО НПО «ВМИ — Координационный Центр Сети КонсультантПлюс»