Как правильно писать объяснительную на работе образец за нарушение должностной инструкции

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — элемент кадрового документооборота, применение которого установлено ст. 193 ТК РФ. В чем его специфика и на что обращать внимание при составлении объяснительных записок?

Какие бывают виды объяснительных записок?

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей на практике используется как документ дисциплинарного характера, который работодатель просит составить сотрудника, допустившего какое-либо нарушение в работе.

Объяснительная записка как юридически значимый документ чаще всего бывает представлена следующими основными разновидностями:

• объяснительная записка об опоздании на работу;
• объяснительная записка об отсутствии на работе в течение 4 часов и более;
• объяснительная записка об ошибке в работе.

Пример объяснительной об опоздании на работу можно скачать бесплатно, кликнув на картинку ниже:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Объяснительная записка об опоздании на работу

Скачать

Повод, в связи с которым составляется объяснительная записка в каждом случае, и есть пример невыполнения должностных обязанностей. Поэтому если сотрудник совершает проступок, то работодателю нужно требовать с него объяснительную записку не о невыполнении должностных обязанностей, а о конкретном совершенном проступке.

За невыполнение должностных (трудовых) обязанностей работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или даже увольнения по соответствующим основаниям.

Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Несмотря на то что поводы для составления записки могут быть разными, а содержание в большинстве случаев — оригинальным и уникальным, структура документа во всех его разновидностях в целом будет единой. Рассмотрим, как она может выглядеть.

Какова типичная структура объяснительной записки?

Рекомендуется включать в любую объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей:

• дату составления и наименование документа (с указанием конкретного проступка, разъяснения о котором сотрудник дает работодателю);
• сведения о составителе и получателе (ФИО, должности обоих сотрудников, названия подразделений, в которых они работают);
• текстовый блок, в котором рассказывается о подробностях проступка;
• подпись составителя объяснительной;
• подпись или отметку кадровой службы (или иного компетентного подразделения фирмы) о получении объяснительной.

Ключевым же элементом структуры объяснительной будет текстовый блок с разъяснениями по поводу допущенного сотрудником проступка. Здесь важно обратить внимание на:

• точность приводимых фактов — в плане указания дат, времени, конкретных мест событий, о которых рассказывает сотрудник;
• указание реальных причин допущенной недоработки, а не тех, что кажутся таковыми – это может способствовать изменению позиции работодателя;
• желательность изложения обстоятельств проступка в официально-деловом стиле.

Корректно составленная объяснительная записка — юридически значимый документ, который работник впоследствии законным образом сможет использовать в целях защиты своих прав в процессе взаимодействия с Трудинспекцией или же в суде как доказательство того, что с его стороны работодателю были своевременно даны все необходимые разъяснения по поводу действий, вызвавших его претензии.

Как провести служебное расследование по факту нарушения трудовой дисциплины работником, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Итоги

Объяснительные записки о невыполнении должностных обязанностей бывают разных типов – об опоздании, о прогуле (отсутствии на работе 4 часа и более), об ошибке, допущенной в работе. И это, конечно, не исчерпывающий перечень их разновидностей. Но в большинстве случаев эти документы будут иметь схожую структуру, а при их составлении работнику желательно ориентироваться на общепринятые, сложившиеся в практике российского кадрового менеджмента критерии.

Ознакомиться с иными применяемыми в кадровом менеджменте разновидностями документов вы можете в статьях:

• «Кадровые документы, которые должны быть в организации»;
• «Как составить характеристику рабочего места — образец?».

Итак, сотрудник склада Сидоров, накануне громко возмущавшийся по поводу низкой, по его мнению, зарплаты, управляя автопогрузчиком, совершил наезд на штабель готовой продукции, складированной на территории упаковочного цеха. А специалист отдела продаж Галкина в который раз не вышла на работу.

Работодатель интуитивно догадывается (или даже имеет все основания полагать), что Сидоров сделал это нарочно, а у Петровой – «звездная болезнь», и она чувствует себя незаменимой. Поэтому соблазн наказать их немедленно, не отходя от кассы, весьма велик. Вот только делать этого нельзя.

Алгоритм поведения работодателя в такой ситуации закреплен в статье 193 Трудового кодекса РФ. Каким бы вопиющим ни было нарушение, допущенное работ­ником, нужно затребовать «письмен­ное объяснение». Затем – выждать два рабочих дня.

Если объяснения будут предъявлены, нужно проанализировать, являются ли они оправданием проступка.

Если пояснений не последует, об этом нужно будет составить соответствующий акт и с чистой совестью запускать процедуру оформления дисциплинарного взыскания, поскольку непредставление работником объяснения не является препятствием применения наказания.

В любом случае «судьба» виновного остается в руках работодателя. А объяснительная записка или акт об ее отсутствии – те самые документы, которые лягут в основу возможного дисциплинарного взыскания виновного работника, станут его фундаментом.

Как правильно запросить объяснение

Самая распространенная ситуация – когда руководитель отдает устное распоряжение о предоставлении объяснений. Это до известной степени применимо разве что в крохотном коллективе, где все на виду и где отношения более-менее доверительные. В коллективе побольше такой метод не подойдет: как потом доказать, что объяснение было запрошено и что сделано это было в срок? Поэтому правильный подход – выписать (да, именно выписать) сотруднику предписание дать обоснование своему проступку, зафиксировав при этом дату запроса. В идеале – распечатать его на фирменном бланке для писем и зарегистрировать в установленном в компании порядке. Подписать требование может либо гендиректор, либо «функциональный руководитель» – руководитель структурного подразделения. Утвержденной формы этого документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад.

Образец уведомления с просьбой письменного объяснения работника

Картинка с сайта: www.buhgalteria.ru

Вручить его (с приложением копии акта о совершении проступка – например, об отсутствии на рабочем месте) лучше при свидетелях и под подпись на визовом экземпляре письма, который останется в организации и будет подшит в дело. Если дошло до открытой конфронтации и нарушитель наотрез отказывается что-либо подписывать, то можно, зафиксировав в акте отказ, поставить подпись в получении в присутствии свидетелей. Если же он вообще перестал появляться на работе – требование объяснения направляется по почте, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для особенно несговорчивых работников можно заказать доставку письма на дом). Дата вручения письма будет указана на уведомлении, и ждать письменного объяснения нужно два рабочих дня после нее.

На практике возможны ситуации, когда работник находится в другом городе, и за два дня его объяснение может не успеть прийти по почте. Оптимальный выход – договориться по телефону о том, чтобы сотрудник отправил объяснения также заказным письмом, а по электронной почте – скан или фото квитанции об отправке и самого объяснения. Подтверждением того, что письмо отправлено вовремя, будет являться почтовый штамп с датой, проставляемый при отправке.

Как правильно принять объяснение

Трудовой кодекс РФ не содержит требований к «визуальному оформлению» письменных объяснений. Но в любом случае должно быть понятно, кто пишет, кому пишет и что этот документ является именно объяснением, а не чем-либо иным. Оптимальный вариант – объяснение, написанное от руки, чтобы застраховать себя от необоснованных обвинений в том, что человека заставили подписать чужой текст.

Работнику можно только рекомендовать изложить в тексте объяснение причины произошедшего максимально подробно, не делая собственных выводов и не оценивая происходящее. Писать же в объяснительной записке провинившийся волен все, что угодно: от «забыл» или «устал», до «по дороге на работу встретил инопланетян».

Читайте также «Увольнять сотрудников с ипотекой работодателям запретят»

Навязывать провинившемуся свою точку зрения на его проступок и не принимать объяснение на том основании, что оно «смехотворно», не стоит.

Письменное объяснение работника принимается так, чтобы этот факт тоже был зафиксирован. Обычно объяснительные записки регистрируются как внутренние документы. Копию объяснения с проставленным на нем регистрационным номером и датой нужно вручить работнику.

Если два рабочих дня прошли, а объяснения проступка от работника не поступило, составляется соответствующий акт.

Образец акта об отказе работника от письменного объяснения дисциплинарного проступка

Картинка с сайта: www.buhgalteria.ru

Желательно, чтобы составляли его те же должностные лица, которые ранее фиксировали и нарушение дисциплины, лучше всего – в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить.

Нарушение процедуры увольнения

Последствия «наказания без объяснения» могут быть весьма негативными, о чем свидетельствует судебная практика.

Так, Московский городской суд в своем апелляционном определении от 24.08.2016 по делу № 33-27314/2016 обязал работодателя восстановить в должности нескольких своих сотрудников, уволенных за прогулы. Основания: доказательств истребования у истцов письменного объяснения по факту отсутствия на рабочем месте судам не представлено, то есть порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден.

А вот другой случай, когда судьи при аналогичных обстоятельствах также указали на нарушение процедуры увольнения по причине отсутствия запроса пояснений.

6 апреля 2015 года гражданка З. была принята на работу в компанию начальником отдела кад­ров по трудовому договору. 2 декабря 2015 года она подала работодателю заявление о предоставлении с 3 декабря отпуска по уходу за ребенком (внучкой) до достижения ею возраста полутора лет и выплате ежемесячного пособия по уходу за ребенком. 3 декабря З. не вышла на работу, что подтверждается показаниями сотрудников, актом отсутствия на рабочем месте и актом об отказе от дачи пояснений.

Читайте также «Удержание за отпуск при увольнении»

Работодатель не разрешил отпуск по уходу за внучкой, сославшись на представление не всех документов (справок с места работы обоих родителей о том, что ни один из них не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособия, либо копии трудовых книжек). В тот же день З. была уволена по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК – за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей – прогул. В телефонном разговоре З. указали на необходимость получения приказа об увольнении под подпись, от чего она отказалась.

Суды двух инстанций признали незаконным приказ об увольнении, указав на положения статьи 193 ТК – до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней оно не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания.

В данном случае акт был составлен на основании телефонного разговора руководителя с истицей, а подписан другими сотрудниками. Суды решили, что о содержании телефонного разговора иным сотрудникам могло быть известно только со слов руководителя. При этом, по словам истицы, по телефону ей было предложено только прийти и ознакомиться с отказом от отпуска по уходу за ребенком. Она отказалась прийти, поскольку находилась одна с грудным ребенком, родители которого уехали в больницу, тем самым подтверждая уважительность своего отсутствия на работе. Таким образом, суды поставили под сомнение акт об отказе предоставления объяснений об отсутствии на рабочем месте, поскольку он подписан лицами, не являвшимися очевидцами разговора руководителя с истицей.

Читайте также «Как уволить сотрудника без его желания»

Учитывая, что З. была лишена возможности предоставить работодателю объяснения о причинах неявки на работу, работодателем нарушена процедура привлечения истца к дисциплинарной ответственности в виде увольнения, говорится в апелляционном определении Ростовского областного суда от 30.05.2016 по делу № 33-8952/2016.

Судьи также указали, что, согласно части 1 статьи 256 ТК, по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Предоставление указанного отпуска является гарантией, направленной на защиту материнства и детства, и не зависит от воли работодателя, соответственно, использование указанного отпуска З. не могло быть признано прогулом.

Корреспондент «ПБ» Сергей Данилов

​

От опозданий и вынужденных уходов с рабочего места не застрахованы многие работники. Обычно в этом случае работодатель просит сотрудника написать объяснительную. Рассказываем, как составить такой документ, чтобы не испортить деловую репутацию и избежать дисциплинарных взысканий.

Что такое объяснительная

Объяснительная записка — документ, в котором человек объясняет, почему совершил или не совершил определенные действия. 

С помощью объяснительной работник может донести до руководства обстоятельства, которые привели к опозданию, отсутствию на рабочем месте, невыполнению трудовых обязанностей и так далее.

Работодатель не может применить к сотруднику дисциплинарное наказание за проступок без письменного объяснения. При этом после объяснительной дисциплинарное взыскание наступает не во всех случаях. Работодатель может зафиксировать таким образом позицию сотрудников по какой-либо ситуации, например по невыполнению месячного плана продаж, или расценить объяснения работника в качестве уважительной причины для какого-либо проступка.

Зачем и в каких случаях писать объяснительную записку

Объяснительная записка нужна, чтобы объяснить причину нарушения определенных правил. Кроме того, такой документ может стать доказательством, если проблему приходится решать в суде.

Объяснительная может потребоваться в следующих случаях:

• работник исполнил свои служебные обязанности недобросовестно, например, пропустил сроки подготовки отчетности;
• сотрудник нарушил трудовую дисциплину, например, опоздал или в принципе не пришел на работу, проигнорировал должностные инструкции и т. д.;
• сотрудник занимался личными делами в рабочее время;
• студенты или школьники пропустили занятия.

Виды объяснительных записок

По содержанию объяснительные записки можно разделить на составляемые для:

• пояснения отдельных моментов выполняемой работы;
• объяснения действий или бездействия в рамках трудового процесса.

Также объяснительные записки можно разделить на:

• оправдательные записки, когда сотрудник нарушил правила организации, например, ушел с работы раньше положенного времени;
• поясняющие действия других лиц. Руководство может потребовать такой документ в спорной ситуации, чтобы определить, кто из работников действительно виновен. Каждый из сотрудников составляет объяснительную, а руководитель после анализа бумаг должен вынести вердикт.

Уведомление работника о необходимости написать объяснительную

Руководитель может потребовать от работника дать объяснительную как письменно, так и устно. Обычно работодатель дает сотруднику письменное уведомление: в дальнейшем оно может стать таким же доказательством, как и сама объяснительная, если конфликт придется решать через суд.

Строгой формы для такого уведомления нет. Однако обычно такой документ содержит:

• название организации и Ф. И. О. руководителя;
• Ф. И. О. и должность сотрудника;
• подробности нарушения;
• просьба подготовить объяснительную;
• сроки для сдачи документа;
• дата составления уведомления и подпись работодателя.

На этом документе сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомлен с требованием руководства. Если работник отказывается подписать уведомление, руководитель может направить документ по почте с уведомлением о вручении и зачитать его специально собранной для этого комиссии.

В какие сроки нужно написать объяснительную

Работник должен составить объяснительную в течение двух рабочих дней с момента нарушения. В этот период не входят отпуска и больничные. 

Если работодатель письменно потребовал от сотрудника подготовить объяснительную, два дня отсчитывают с момента, когда сотрудник подписал такое уведомление.

Как написать объяснительную

В шапке документа нужно указать данные и должность работодателя. Ошибка — составлять объяснительную на имя руководителя подразделения.

Также в шапке нужно указать Ф. И. О. и должность составителя объяснительной. 

В центре документа нужно написать его название — «объяснительная записка».

Затем необходимо описать обстоятельства ситуации. Здесь важно указать именно суть ситуации без эмоциональной составляющей. Например, причиной опоздания стала болезнь ребенка, которого пришлось срочно отвезти к врачу.

В объяснительной изложите только доводы, с которыми связано нарушение трудовой дисциплины. Вспоминать о том, что ваш коллега два дня без причин не появлялся на работе и никаких санкций к нему не применили, не нужно.

Будьте объективны к себе. Оправдывать свой прогул употреблением алкоголя из-за ушедшей супруги не стоит. Если уважительных причин для нарушения нет, лучше признать свою вину.

Перечислите работников, которые могут подтвердить ваши доводы.

Поставьте дату написания документа и подпись с расшифровкой. Также можно указать доводы, которые работодатель должен учесть, принимая решение о дисциплинарной ответственности.

К объяснительной также можно прикрепить подтверждающие документы, например, справку из больницы, повестку в суд и т. д.

Образцы объяснительной

Ниже приведем примеры объяснительных в самых распространенных ситуациях.

Объяснительная записка об опоздании на работу

Картинка с сайта: www.banki.ru

В данном примере причиной опоздания сотрудника стала поломка трамвая. Работник приложил в качестве доказательства скрин своего местоположения, а также информацию об аварии с сайта трамвайного депо его города.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте в рабочее время 

Картинка с сайта: www.banki.ru

В данном случае сотрудника не было на рабочем месте по причине протечки трубы в квартире. В качестве доказательства работник приложил справку из домоуправляющей компании.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Невыполнение должностных обязанностей в некоторых случаях может обернуться увольнением. Чтобы разрешить ситуацию, сотрудник может составить объяснительную с уважительными причинами для невыполнения плана.

Картинка с сайта: www.banki.ru

В этом примере наш специалист не смог выполнять свою работу из-за поломки компьютера. В объяснительной в качестве доказательства он прикрепил заявку на ремонт устройства.

Можно ли не писать объяснительную

В случае судебного разбирательства именно работодателю придется доказывать, что он потребовал объяснения с работника. Если подтвердить это обстоятельство не удастся, суд признает дисциплинарное взыскание незаконным. 

Однако это совершенно не означает того, что если не написать объяснительную, то никакого наказания не последует. Если работник отказывается дать письменное объяснение, работодатель составит специальный акт. Такой документ станет доказательством того, что работодатель потребовал от специалиста объяснительную, но не получил ее.

В акте работодатель должен указать, когда, где и как запрашивал объяснительную у сотрудника.

Кроме того, работодатель может расценить отказ написать объяснительную как признание работником своей вины. А это может привести к дисциплинарному взысканию или увольнению.

Ответы на частые вопросы

Что делать, если работодатель уклоняется от приема объяснительной

Если работодатель под разными предлогами не принимает объяснительную от работника, последний может обратиться в трудовую инспекцию или профсоюз. Эти организации проведут проверку действий работодателя. Результаты такой проверки можно приложить к исковому заявлению в суд.

Что делать, если работник не виноват, но руководитель так не считает

В объяснительной записке укажите свою позицию о нарушениях в деятельности работодателя при оценке спорной ситуации и прикрепите к ней доказательства своей невиновности. После того как работодатель подпишет такой документ, объяснительная может стать доказательством в суде.

Как написать объяснительную: коротко

• Объяснительная записка — документ, в котором сотрудник объясняет работодателю, почему на рабочем месте произошла определенная ситуация.
• Объяснительную записку можно использовать в качестве аргументирования или пояснения каких-либо действий или ситуации.
• Грамотно составленная объяснительная записка помогает не только смягчить возможное дисциплинарное наказание за проступок на рабочем месте, но и полностью его избежать. А вот отказ от составления документа, наоборот, этого не гарантирует, поэтому пренебрегать составлением такого документа не стоит.
• Составить документ необходимо в течение двух рабочих дней. В этот период не засчитываются дни отпуска и больничного.
• Укажите в объяснительной только то, что имеет отношение к делу. О том, какая была погода на улице, когда вы опоздали, работодателю неинтересно. Сразу начните с сути дела.
• Важно составить объяснительную записку в деловом стиле, подробно изложить произошедшую ситуацию и по возможности прикрепить к ней доказательства. В этом случае у вас будет больше шансов на то, что работодатель пойдет вам навстречу и не будет применять штрафные санкции.

Какие советы вы дадите работникам, которым надо оформить объяснительную

Писать объяснительную нужно лишь в тех случаях, если работодатель запросил у вас объяснения или у вас есть доказательства того, что инцидент произошел ввиду обстоятельств непреодолимой силы, не по вашей вине.

Картинка с сайта: www.klerk.ru