Инструкция по складскому учету материальных ценностей образец

Поступление материалов

ФСБУ 5/2019 «Запасы» не содержит понятия «материалы». Как правило, к материалам относятся:

• сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
• вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
• ГСМ;
• запчасти;
• тара;
• покупные полуфабрикаты;
• отходы производства;
• прочие.

Материалы относятся к запасам предприятия. Исключением являются случаи, когда материалы:

• предназначены для создания или модернизации внеоборотных активов;
• получены при разборке ОС.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще одним способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Все вопросы, связанные с ведением учета материалов по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы», рассмотрели эксперты КонсультантПлюс в своем путеводителе.  Чтобы посмотреть рекомендации, получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к указаниям.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Внутрискладское движение ТМЦ

У некоторых бухгалтеров или товароведов может возникнуть вопрос «Что называется перемещением?». В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация склада. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

О нюансах проведения инвентаризации детально рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+ бесплатно.

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».

1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами».

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

• «Унифицированная форма № МХ-1 — скачать бланк и образец»,
• «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Складские решения для всех направлений

Суть и назначение карточки М-17

Общепринятый стандарт заполнения складской карты рассматриваемого вида утвержден Постановлением Госкомстата N71а от 30.10.1997. До 2013 года, все организации, ведущие хозяйственную деятельность на складах, были обязаны справляться с процессами по оформлению такой документации. Впоследствии предприятия получили законную возможность для разработки собственных, уникальных шаблонов для бумаг аналогичного назначения. Однако вне зависимости от того, как именно проработан бланк (в соответствии с правительственными рекомендациями или по собственным образцам компании), он отражает ограниченный и одинаковый перечень мероприятий:

• поступление товарно-материальных ценностей от поставщиков и иных структурных подразделений организации;
• реализация обменных процедур, с полным подтверждением всех параметров прихода и расхода;
• продажа продукции непосредственным клиентам, передача изделий дистрибьюторам;
• списание ТМЦ из-за порчи, брака, истечения срока годности, кражи, ненадлежащего качества и так далее.

Вообще, карточка складского учета материалов по форме и образцу М-17 — это далеко не первичный документ в самом классическом понимании данного определения. Данная унификация предназначена исключительно для систематизации сведений, содержащихся в приходных и расходных ордерах, а также накладных и счетах-фактурах.

Как организовать складское хозяйство и автоматизировать процессы

Документооборот на складе

• Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете
• Инвентаризация на складе или в магазине
• Товарные запасы: что это такое — управление, классификация, виды, оптимизация и контроль

Организация складского хозяйства с нуля

• Организация складского хозяйства: работа склада на предприятии
• Складские операции: что это, системы управления процессами на складе и как вести учет
• Как открыть транспортно-логистическую компанию с нуля: план по открытию бизнеса в логистике
• ТОП-5 болей на складе при управлении запасами и эффективные способы их решения
• Сквозной учёт: 3 выгоды от внедрения на предприятии
• Ответственное хранение груза на складе: это что такое и что это значит – определение ответхранения, отгрузка
• Складская логистика: управление и оптимизация, определение, задачи, функции, организация на предприятии

Штрихкодирование

• Система штрихкодирования товаров на складе и в производстве: что это такое и с чего начать, виды штрихового кодирования продукции
• Как проверить подлинность товара: особенности проверки вещей на оригинальность по штрих-коду
• Как работать со штрих-кодами в 1С: настройка сканера для штрихкодирования товаров
• GTIN код: что это такое и как его узнать — зачем нужен глобальный номер товара на упаковке
• Онлайн-создание штрих-кодов: как распечатать и создать штрихкоды — обзор программ и редакторов
• Проверка штрих-кода: как распознать, проверить подлинность товара, определить страну производителя

Структура бланка

Документация подобного формата открывается на один календарный год, человеком, отвечающим за ведение бухгалтерской отчетности в рамках компании. Факт утверждения формуляра фиксируется посредством занесения его порядкового номера в специализированный реестр. В дальнейшем за все вопросы, касающиеся заполнения бумаги, решаются кладовщиком или завскладом. В соответствии с Постановлением Госкомстата N71а от 30.10.1997, данный документ должен включать в себя три последовательно расположенные таблицы:

1. Первая состоит из одной строки и многочисленных граф: инфраструктурное подразделение фирмы, вид деятельности организации, сорт товара, его стоимость и так далее.
2. Вторая применяется только для хозяйственного взаимодействия с драгоценными металлами, а также ювелирными камнями. Здесь приводится намного меньшее количество вводных данных.
3. Третья задействуется для непосредственной отчетности разнообразных сопроводительных бланков, приходно-расходных ордеров и так далее.

Как уже говорилось ранее, предприятия могут разрабатывать собственные шаблоны представленного класса. Впрочем, в 2022 году большая часть компаний предпочитает работать с бумагами, рекомендованными правительственными службами.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Особенности заполнения

Карточка складского учета материалов — это регистр своеобразного вида, позволяющий наладить простую и эффективную систему контроля за всеми принимаемыми и отправляемыми товарно-материальными ценностями. Внесением сведений в данный бланк занимается кладовщик или завскладом. Он берется за свою работу, выполняя ее только на основании всевозможных приходно-расходных и сопроводительных документов. Причем при оформлении выписки в первый раз (или по какой-либо новой номенклатурной позиции), у специалиста могут возникать всевозможные затруднения. Сопутствующие правительственные постановления рассказывают о том, как решать трудности такого бюрократического уровня:

1. При разной стоимости изделий, поставляемых в рамках одной партии, таблица попросту меняется посредством добавления в нее еще одного столбца с перечислением ценовых характеристик.
2. Материалы, учитываемые в одних единицах измерения, а отпускаемые в других, могут описываться с задействованием сразу двух атрибутов в ячейке.
3. Если у продукции отсутствует срок годности, в соответствующей графе следует поставить простой прочерк.

Таких рекомендаций, на самом деле, очень много. Самым удобным способом заполнения рассматриваемой документации является профессиональный коммерческий софт. Например, программное обеспечение от российской компании «Клеверенс», уже включает в себя все необходимые формуляры и подробные инструкции по взаимодействию с ними. Кроме того, брендовые модули «Склад-15» и «Магазин-15» отличным образом подходят для повсеместной оптимизации классических рутинных бизнес-процессов.

Какие бланки использовать в работе

Как уже говорилось ранее, образец карточки складского учета ф М-17 установлен в рамках свободного пользования, а предприниматели могут с легкостью применять и любые другие виды таких документов, в том числе и те, что разработаны самостоятельно. Такое положение прописано в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 года. Проще говоря, каждая корпорация делает выбор в сторону одного из трех доступных решений:

1. Взаимодействие с формуляром, предложенным правительством.
2. Использование собственного формата.
3. Применение государственных аналогов, доработанных под свои нужды.

Для начала следует обратить внимание на Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Именно здесь прописаны все правила и регламенты оформления рассматриваемой документации. В дальнейшем организация может с легкостью изменить ранее принятые и утвержденные унификации, сделав это исключительно по собственному желанию. Никаких ограничений в этом плане надзорные структуры не накладывают, а санкции применяться не будут от слова совсем.

Актуальная карта складского учета М-17

В 2022 году в интернете находится множество формуляров по самым разным документам, в том числе и тем, которые касаются любой хозяйственной деятельности. Чтобы получить по-настоящему правильный и грамотно структурированный бланк, специалисту в области бухучета (или кладовщику) следует пользоваться только проверенными порталами и сайтами. Найти действительно верный образец рассматриваемой в рамках материала выписки можно здесь. Файл, поставляемый в виде архива, включает в себя нужную унификацию, открываемую как при помощи таблиц Excel, так и через Microsoft Word.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Автоматизация склада и учет имущества

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Учет карточек М-17 на складе

Описываемая бумага открывается бухгалтером ровно на один календарный год, а за ее заполнение может отвечать завскладом. Закрытая документация представленного типа хранится в архивных структурах в течение как минимум пяти лет. В течение всего упомянутого срока сертификат с легкостью требуется сотрудниками разнообразных надзорных и контролирующих органов. Невозможность его представления — это прямая дорога к проблемам, в том числе и материального, административного и санкционного характера. Взаимодействие с такими формулярами осуществляется на основании определенных регламентов:

• учет ведется в бухгалтерии в едином, прошнурованном, пронумерованном и зарегистрированном журнале;
• каждой документальной позиции присваивается собственный уникальный идентификационный номер;
• записи в выписку вносятся исключительно в день проведения хозяйственных приходно-расходных операций;
• сотрудники бухгалтерского отдела обязаны проводить полные или выборочные проверки, контролируя процессы заполнения;
• ведение бумаг адресуется, в том числе и простым операторам, но только с разрешения ответственного лица.

Скачать бланк карточки складского учета ТМЦ и материалов можно здесь.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Основные правила оформления

В 2022 году в правительственных постановлениях отсутствуют единые регламенты, которые применялись бы при ведении документации представленного типа. Именно поэтому разнообразные коммерческие организации и предприятия имеют возможность для внедрения собственных унификаций, подходящих под нужды конкретных логистических структурных подразделений. Печатать подобные формации можно как на обычном принтере, так и с задействованием типографского тиража. Однако многие современные фирмы предпочитают работать по старинке, используя формуляр, предложенный государственными службами. В Приказе Госкомстата России N71а от 30.10.1997 содержится четкий перечень требований к разработке данных документов:

• на каждую номенклатуру товарно-материальных ценностей создается своя карта, получающая индивидуальный идентификационный номер;
• все записи могут вноситься как от руки, так и при помощи систем ведения электронной цифровой документации;
• бумажные свидетельства в обязательном порядке «комплектуются» реальной подписью кладовщика или завскладом;
• неточности и помарки допускать нельзя, а при появлении ошибки лучше взять новый сертификат;
• срок архивного хранения записей составляет ровно пять лет с момента поступления выписки в бухгалтерский отдел.

На самом деле, справиться с такой работой сможет даже человек, изначально далекий от мира представленной профессиональной бюрократической деятельности.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Инструкция по заполнению

Как уже говорилось ранее, скачать форму М-17 (бланк карточки складского учета материалов) можно здесь. Однако чтобы правильно и грамотно разобраться с загруженным документом, пользователю придется познакомиться с некоторыми рекомендациями, которые касаются правил его оформления. Все операции проводятся в пошаговом формате, и состоят из пяти основных, центральных этапов:

1. Для начала следует прописать порядковый идентификационный номер свидетельства, а затем проставить дату его разработки.
2. Затем нужно указать наименование коммерческого предприятия, а также название структурного подразделения фирмы.
3. Далее заполняется первая таблица, с подробной межотраслевой конкретизацией по каждому из присутствующих пунктов — место хранения материалов, вид экономической деятельности юридического лица и так далее.
4. Впоследствии приводятся индивидуальные характеристики подотчетных объектов. Марки, сорта, профили, размеры, конфигурационные параметры, весовые свойства, габариты и пр.
5. После специалист должен перейти ко второму табличному формуляру, включающему в себя информационные выкладки о наличии драгоценных металлов и ювелирных камней.
6. Последний, итоговый набор столбцов и строк предназначен для отражения сведений о движении товарно-материальных ценностей внутри организации.

Как уже говорилось ранее, на итоговом списке в обязательном порядке проставляется подпись материально ответственного лица — кладовщика, зав складом и так далее.

Карточка учета материалов М-17, образец заполнения

Загрузить правильный и грамотный пример оформления рассматриваемой документации можно тут. Однако стоит понимать, что современные правительственные постановления допускают случаи ведения подобной отчетности в цифровом, электронном виде. Для того чтобы наладить грамотный документооборот в рамках одной компании или каких-либо ее структурных подразделений, придется позаботиться о качественном программном обеспечении. Популярный в 2022 году коммерческий софт, как правило, уже включает в себя все шаблоны и формуляры представленного класса, с подробными заметками, касающимися процессов их заполнения.

Поставками таких программ занимается, в том числе и российская компания «Клеверенс». Брендовые модули «Склад-15» и «Магазин-15» предназначены для повсеместной оптимизации разнообразных рутинных процедур и мероприятий, встречающихся практически на любых традиционных предприятиях. Кроме того, они содержат в себе сотни всевозможных унификаций, позволяющих сильно упростить политику внутреннего документооборота.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Где можно скачать карточку складского учета материалов

Чтобы загрузить по-настоящему грамотные выписки рассматриваемых типов, пользователю придется позаботиться о поиске надежных и достоверных справочных источников. Также вы можете скачать актуальные и свежие бланки здесь:

• учетная карта М-17 (открытый, пустой шаблон);
• образец заполнения (подробный пример, раскрывающий все аспекты);
• вариант для бюджетной организации.

Все представленные формуляры полностью соответствуют всему функционалу, а их использование — это зона прямой ответственности многих кладовщиков, трудящихся на самых разных предприятиях, расположенных на территории тех или иных регионов Российской Федерации.

Исключения для бюджетников

В соответствии с выкладками, представленными в Приказе Минфина России от 30.03.2015 года № 52н, все учреждения государственной сферы обязаны применять первичные учетные бумаги установленного, типового вида. Для таких фирм унификации рассматриваемого порядка имеют собственный код по ОКУД (0504043), а также обладают уникальным стандартом заполнения. Конечно, в самом сертификате по-прежнему содержатся сведения, касающиеся информации о товарах, изделиях и товарно-материальных ценностях, находящихся на складских зонах организации. Однако параметры, касающиеся учетной стоимости и прочей детализации разнятся достаточно сильно. Заполняться они, кстати, также должны по-своему. Загрузить вариант для бюджетной компании можно, например, отсюда.

Подведем итоги

Образец заполнения и форма карточки М-17 из книги складского учета материалов — это предмет самого пристального интереса для сотрудников фирм, тем или иным образом сталкивающихся с процессами документирования хозяйственных операций. К счастью, в 2022 году в интернете можно найти множество актуальных и действительных правительственных постановлений, рассказывающих о том, как правильно взаимодействовать с такими бланками.

Склад – это место хранения товарно-материальных ценностей (ТМЦ): сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции. Как правило, складские запасы небольших магазинов ограничиваются площадью самих магазинов, но склады могут находиться и в отдельных зданиях.

Для эффективной организации бизнеса и получения прибыли, хранение ТМЦ на складе и любое их перемещение требуют учета.

Складской учет материалов позволяет предпринимателю всегда знать актуальные остатки в количественном и денежном выражениях. Понимать, когда необходимо пополнить запасы. Какие товары продаются лучше других, а какие неликвидны.

В статье рассмотрим виды и методы складского учета ТМЦ. Расскажем о документах, которые необходимо оформлять при хранении и движении ТМЦ. О том, как контролировать остатки на складе.

Особенности ведения складского учета

Складской учет напрямую связан с бухгалтерским учетом и налоговым учетом. Поэтому все действия с ТМЦ на складе должны сопровождаться оформлением документов по правилам закона. Требования к ведению учета складских запасов устанавливает Приказ Минфина России от 15.11.2019 № 180н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Ранее для складских и бухгалтерских документов существовали обязательные формы. Сегодня каждая коммерческая организация вправе разработать свои шаблоны. Но старые формы, которые будут упомянуты в статье далее, до сих пор пользуются популярностью – они привычны и просты.

Собственные формы разрабатываются бухгалтером, утверждаются приказом руководителя и закрепляются в учетной политике фирмы.

Организация складского учета ТМЦ

Основные операции на складе – поступление ТМЦ, хранение, отпуск и учет ТМЦ. Ответственность за них возлагается на материально ответственное лицо (МОЛ). Это может быть заведующий складом, кладовщик или кто-то другой.

Каждая операция должна фиксироваться оформлением первичных документов, так указано в статье 9 402-ФЗ. Первичные учетные документы юридически подтверждают каждое случившееся действие с ТМЦ, подписываются МОЛ и заверяются подписью бухгалтера. К ним относятся, например, товарная накладная, акт приема-передачи-списания, приходный или расходный товарный ордер и другие.

Обязательного шаблона для «первички» нет, но есть обязательные реквизиты:

• Наименование документа и дата его составления.

• Название ИП или организации – составителя документа.

• Суть события.

• В чем измеряется событие – штуки, литры, килограммы, рубли и т.д.

• Информация об ответственном лице и его подпись.

Первичная документация – это основа для учетных записей, которые вносятся в регистры бухгалтерского учета. Регистры предназначены для хранения и систематизации данных из первичных документов. Выглядят они как таблицы и служат источником для составления бухгалтерской отчетности. Первичные учетные документы и регистры нужно хранить не менее пяти лет после отчетного периода.

С помощью регистров осуществляется оперативный контроль за ТМЦ на складе. Функцию регистра выполняют журналы, различные карточки товаров, складские книги (книги складского учета), справки, ведомости.

Все документы можно оформлять как в бумажном, так и в электронном виде.

Автоматизированный склад даст вам следующие преимущества:

1. Всегда актуальная информация по остаткам на складе — вы знаете, как оптимизировать ассортимент.

2. Контроль персонала на предмет краж — любое перемещение и продажа будут отслеживаться в сервисе складского учета.

3. Повышение эффективности работы сотрудников — в программе вы видите интенсивность выбитых чеков, время открытия и закрытия смены. Видите продажу акционных товаров и товаров, на которые вы ставите план по продажам.

4. Налаженный документооборот — в автоматическом режиме оформляются накладные, акты списания, возврат и др.

Для автоматизации используют специальные товароучетные сервисы.

Виды учета товаров на складе

Складской учет ТМЦ бывает нескольких видов:

• Номенклатурный. Это самый обычный учет – по наименованию, без группировки товаров по признакам. Применяется редко, так как подходит для бизнеса с небольшим ассортиментом, когда достаточно наименования, чтобы отыскать товар.

• Сортовой. Используется, когда принципиально распределение товара по сортам и типам. Такие характеристики, как стоимость товара, дата поступления, срок годности, поставщик в сортовом учете второстепенны. При использовании данного учета легко управлять остатками, но есть и недостатки, например, нельзя выделить товары одного сорта с одинаковой стоимостью.

• Партионный. К учету принимается партия товаров от одного поставщика, сформированная например, по сроку эксплуатации или годности, цене. Каждая партия хранится на складе отдельно.

  Партионный учет подходит для компаний, занимающихся сбытом массовой продукции, например, продовольствия, медикаментов, сбытом сыпучих товаров. Он позволяет оперативно отслеживать остатки, быстро вернуть товар или списать его.

  Главный минус партионного учета – невозможно вести оперативный учет складских запасов по номенклатуре когда остатки учитываются в нескольких картах.

Когда у компании широкий ассортимент, часто партионный и сортовой учет совмещаются.

Документы, которые необходимо оформлять для каждого процесса на складе, зависят от вида складского учета. Если для сортового и номенклатурного метода достаточно заполнять учетные карточки, для партионного и партионно-сортового нужно вести ведомость складского учета. Подробнее о документообороте — далее.

Оформление поступления ТМЦ

Приемка ТМЦ на складе и затем оприходование товаров происходит на основании товарной накладной от поставщика, где указано, что именно за товар прибыл, в каком количестве и на какую сумму.

• При приемке груз обязательно проверяется, и если все соответствует сопроводительным документам, оформляется акт о приемке товаров – ТОРГ-1.

• Если обнаружены расхождения с документами поставщика по количеству и качеству товаров, заполняется форма ТОРГ-2.

• Если сопроводительные документы вдруг отсутствуют, заполняется ТОРГ-4.

• Оформление приходного товарного ордера подтверждает, что поступивший товар принят на учет.

Оформление хранения и перемещения материальных ценностей

Для поступивших на склад товаров оформляются товарные ярлыки по форме ТОРГ-11. Ярлык размещается рядом с местом хранения ТМЦ. На нем отражена информация, позволяющая легко идентифицировать ТМЦ, что очень удобно для инвентаризации.

Если товар перемещается внутри организации, например, между МОЛ или в торговый зал, оформляется накладная по форме ТОРГ-13.

Для номенклатурного и сортового методов учета ТМЦ на складе заполняются карточки складского учета. При учете ТМЦ партионным методом нужно вести аналитическую ведомость. Подробности далее.

Хранение и перемещение ТМЦ при сортовом учете

Сортовой учет ТМЦ ведется с помощью карточки складского учета формы М-17. Карточка заводится на каждую единицу ТМЦ на один календарный год. В нее записываются следующие данные: номер склада (если необходимо), наименование ТМЦ, отличительные признаки (сорт, артикул, марка, размер и другие), номенклатурный номер, количество, единица измерения, стоимость. А также приход, расход и остатки товаров, то есть движение материальных ценностей на складе. В конце года карточка закрывается, остатки на конец года переносятся на первое января следующего года.

Если стоимость изменилась, указывается ее новое значение и дата, с которой она действует.

Сортовой учет ТМЦ включает в себя два метода учета:

• Сальдовый – учет на складе ведется в количественном выражении на основании карточек, а в бухгалтерии – в суммовом (денежном) выражении на основании первичных документов.

• Количественно-суммовой – во всех документах одновременно ведется количественный и суммовой учет.

В первом случае количественные остатки ТМЦ по каждой номенклатурной позиции заносятся в сальдовую ведомость. Чтобы определить сальдо, остатки заносятся на начало и конец выбранного периода. По итогам всех ведомостей оформляется сводная сальдовая ведомость по синтетическим (обобщенным) бухгалтерским счетам, и затем сводная сальдовая ведомость по всему складу.

Во втором случае составляются оборотные ведомости по складу. В бухгалтерии приходные и расходные документы объединяются по номенклатурным счетам, осуществляется подсчет данных отдельно по приходу и расходу за месяц (обороты) и показатели заносятся в ведомость.

Полученные остатки и обороты за месяц обязательно сравниваются с аналогичными показателями в складских карточках.

Вместо карточек можно вести книгу складского учета. На каждый номенклатурный номер в книге открывается лицевой счет, которому выделяется страница. Номера счетов и заполняемые реквизиты такие же, как в карточках складского учета. Книга должна быть прошнурована, а количество листов заверено подписью МОЛ и бухгалтера.

Хранение и перемещение ТМЦ при партионном учете

Учетной единицей в данном случае выступает партия товаров. Каждая партия ТМЦ регистрируется в журнале учета поступающих ТМЦ по форме МХ-5. Порядковый номер в журнале равен номеру партии.

Также на каждую поступившую партию оформляется партионная карта по форме МХ-10. Номер карты соответствует номеру партии. В документе отражаются данные получателя и поставщика, характеристики ТМЦ, акт приемки, акт выбытия и другие.

При партионном учете складских запасов составляется ведомость аналитического учета. Она составляется как сальдовая ведомость, но только по аналитическим счетам бухучета, которые детализируют обобщенные синтетические счета.

Оформление отпуска и списания ТМЦ

Отпуск ТМЦ со склада по причине его продажи другой организации оформляется товарной накладной по форме ТОРГ-12. Обязательные реквизиты: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик, данные о ТМЦ, дата отпуска и другие.

При партионном методе учета в накладной фиксируется номер партионной карты рядом с наименованием товаров. Когда все ТМЦ из одной партии будут отпущены, карта закрывается, а на израсходованные ТМЦ составляется соответствующий акт: по форме МХ-11 приход и расход ТМЦ по партии не совпадает, и по форме МХ-12 если расхождений нет.

Списание ТМЦ из-за брака или порчи происходит по форме ТОРГ-16. В накладной, помимо подробных данных о товаре, указываются конкретные причины списания, документ-основание и подписи всех ответственных лиц, подтвердивших списание.

Автоматизация складского учета

Один из вариантов ведения складского учета — ручной учет в Excel-таблицах. Однако у этого способа есть много минусов:

• риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;

• отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;

• так как все процессы учитываются вручную, легко допустить ошибки в документах.

Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной товароучетной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:

1. Все документы в электронном виде.

2. Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.

3. Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.

4. Программа автоматизирует все складские операции.

Современное и популярное у предпринимателей решение — Товароучетная система Лайтбокс.

Почему предприниматели для автоматизации небольших складов и магазинов выбирают кассу с товароучетным сервисом от Лайтбокс

Товароучетный (ТУ) сервис увстроен во все кассы Лайтбокс. При такой интеграции не нужно вручную заполнять данные в ТУ программе. Поступление товаров на склад, продажи, возвраты — вся информация с кассы попадает в товароучетный сервис автоматически. Также и все изменения в ТУ сервисе сразу же передаются на кассу. Поэтому в кассе всегда актуальная база товаров, с верными ценами. А в товароучетном сервисе — актуальная информация по остаткам. Вы оперативно можете провести инвентаризацию, выборочно проверить количество остатков по определенному товару или сумму денег в кассе.

В товароучетном сервисе есть инструменты для ведения автоматизированного учета на складе и автоматизации магазина:

• Складской учет. Все, что нужно для склада ─ оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков, заказы поставщикам и др. Вы всегда в курсе своих запасов. Знаете, что и сколько закупить в каждую точку.

• Более 50 аналитических отчетов ─ выручка, прибыль, учет продаж, неликвиды, остатки (на определенную дату, за определенный период, по поставщикам), себестоимость остатков магазина на дату и другие.

• Грамотное планирование закупок. Благодаря возможности формировать отчеты по оперативным остаткам в каждой категории товаров вы грамотно планируете закупки.

• Контроль ассортимента и цен. Автоматический расчет цены на единицу или группу товаров при постановке на баланс.

• Быстрая инвентаризация. Достаточно отсортировать остатки по выбранным категориям товаров, выгрузить акт инвентаризации и сверить данные с фактом. По итогам инвентаризации составить акт списания или оформить пересортицу.

• Онлайн-контроль за складом и работой сотрудников. Доступен в личном кабинете из любой точки мира и даже со смартфона. Сокращается количество ошибок и краж.

• Удобное создание базы данных товаров. При поступлении новой партии в базу надо вносить только новые позиции. Подробно о том, как создавать базу товаров, читайте здесь.

• Автоматизация документооборота. Оформление всех необходимых документов, в том числе для ЕГАИС и маркировки. Автоматическое внесение данных поставщиков и покупателей в базу.

• Контроль основных показателей бизнеса в телефоне. Для владельцев кассового сервиса Лайтбокс мы создали специальное приложение LiteBox. Мой бизнес. Просто установите приложение на свой смартфон и просматривайте статистику онлайн по каждой точке продаж. Приложение бесплатно и доступно на любом тарифе.

Онлайн-кассы Лайтбокс интегрированы с сервисами интернет-бухгалтерии Мое дело и 1-С Бухгалтерия. Касса автоматически передает данные о продажах и поступлении товаров в сервис и избавляет от необходимости ручного введения данных. Вам не придется платить штрафы из-за ошибок в документах или несвоевременной сдачи отчетности.

Кассы со встроенным товарным учетом значительно упрощают работу. Все онлайн-кассы Лайтбокс можно взять в аренду за 900 руб./мес или в рассрочку под 0%. Кстати, при аренде кассы Лайтбокс товароучетную систему дополнительно оплачивать не нужно, она уже включена в тариф.

Дата публикации: 06.04.2023