Инструкция по приемке продукции на складе

Порядок приемки продукции и товаров по количеству и качеству — предмет самого пристального интереса новых производств и только что открытых компаний соответственно. Конечно, большая часть регламентов будет прописана в договоре о поставке, но документ составляется согласно законодательству и не терпит ошибок.

В этой статье:

• Правила приемки, требования законодательства
• Оформление в 1С 
• Складской процесс приемки 
• Документирование и порядок действий при расхождениях

Сама процедура основана на обязательной проверке, особенности которой подробно раскрыты в Гражданском кодексе. Проведя детальную инспекцию, специалист, отвечающий за проведение мероприятия, может определить бракованную партию, выявить недостачу и выяснить, что стало причиной материальных убытков.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Упростите и ускорьте приемку товаров на складе с 1С и ТСД. Снижайте ошибки, автоматизируйте процессы и работайте быстрее. Удобная приемка с ТСД и 1С: видео-инструкция.

Приемка товара по количеству и качеству — что это такое и каковы правила для заказчиков и поставщиков

Суть операции — обеспечение своего предприятия нужным объемом ТМЦ и установка фактов брака, недопоставок, пересортицы или, наоборот, образования излишков. Все стандарты для обеих сторон процесса описаны в п. 3 гл. 30 ГК РФ:

Узнайте, как правильно оформлять приемку маркированного товара в 1С, чтобы соблюдать требования законодательства и автоматизировать учет. Приемка маркированного товара в 1С.

Договор поставки

Основной документ, которым будут пользоваться обе стороны. Включает в себя множество полезных сведений, касающихся ТМЦ:

• наименование и объемы;
• свойства и адрес транзита;
• сроки;
• права и обязанности в обращении;
• период проведения оплаты;
• принцип разрешения споров.

Разрабатывать бумагу самостоятельно не нужно — типовой бланк ТОРГ-1 представлен в Постановлении Государственного комитета статистики № 132 от 1998 года.

Мы подготовили памятку по приемке товара на склад, чтобы ничего не упустить. 

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Требования законодательства

Регламент приемки товаров и продукции на складах по количеству и качеству описан в Гражданском кодексе. Сборник нормативных и правовых актов обязывает:

• подписывать соглашение о материальной ответственности с кладовщиком;
• устанавливать точный вес каждой транспортной единицы;
• открывать коробки и контейнера для проведения выборочной инспекции;
• проставлять отметки об отсутствии повреждений упаковочного материала;
• выполнять доставку в соответствии с четким графиком;
• заполнять претензионные бланки в случае обнаружения расхождений.

Перечисленные правила защищают предпринимателей от любых недопониманий и заранее задают вектор протекции интересов для потенциально возможного суда.

Кто может принимать ТМЦ

Исключительно человек со статусом материально ответственного лица — как правило, это кладовщик. Их полномочия необходимо подтверждать с помощью нотариальных доверенностей. Сотрудник сможет поставить свою печать в приходной накладной только при предъявлении подобного документа.

Инструкция по приему товара на склад: документальное оформление операций в 1С

Избежать любых неприятностей, связанных с неверно разработанными бумагами, можно двумя способами. Во-первых, применяя унифицированных шаблонов (обычно речь идет о ТОРГ-1 и ТОРГ-14), представленных Госкомстатом России. Во-вторых, используя ТСД и складское программное обеспечение, в базах которого уже есть все типовые бланки.\

Приемка по штрих кодам проходит из 1С следующим образом:

1. Установите Клеверенс в 1С, например, из магазина расширений для 1С Фреш, либо скачав дистрибутив обработки.

2. Зайдите в документы закупок. Выберите те документы, по которым нужно принять товар, выделите их. Нажмите «Еще» справа вверху и прокрутите до пункта меню «Выгрузить в Mobile SMARTS» и отправьте документ на ТСД. 

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

ТН и ТТН

Самые распространенные стандартные накладные. Используются по ситуации, в зависимости от того, какую именно операцию хочет реализовать получатель разного груза. Первая подходит для предприятий, функционирующих без УПД. Вторая — для фирм, заказывающих перевозку ТМЦ с одного хранилища на другое (от поставщика к покупателю), здесь будет прописан специализированный транспортный раздел.

Счет-фактура

Любые инструкции по организации приемки товаров на склад по количеству и качеству подробно раскрывают вопрос о налогах. Если компания платит НДС, ей необходим документ с ценами на все приобретенные продукты. Без них бухгалтерам не удастся зачесть добавленную стоимость, из-за чего бренд переплатит государству. При возврате важно запросить корректировку СФ — чтобы снять пошлины с брака.

УПД

Универсальный передаточный документ, появившийся совсем недавно, но уже успевший стать хорошей альтернативой для ведения первички. Представляет собой комбинацию стандартной накладной и счета-фактуры. Существенно ускоряет бюрократическую работу.

Алгоритмы и технологии приемки товаров по количеству и качеству — кратко

Сама операция кажется достаточно простой, особенно если проводить ее в рамках установленных регламентов. Покупатель забирает груз, инспектирует комплектность и качество, заполняет акты, а также по необходимости уведомляет продавца о выявленных нарушениях.

Приемка товара — процесс небыстрый, требует внимательности. К тому же ручной учет не исключает ошибки человеческого фактора. Поэтому его автоматизация является оптимальным решением. По отзывам наших клиентов издержки сокращаются до 70%. Посмотреть решение >>

Подготовка склада

Прежде чем приступить к отгрузке товарно-материальных ценностей, следует поработать со складским помещением:

• удостовериться в наличии свободного пространства;
• разделить зоны посредством маркеров и индикаторов;
• составить памятку для сотрудников.

Столь простые действия уберегут предпринимателей и материально ответственных лиц от многочисленных неприятностей.

Первичный осмотр

О том, как принимать товары и что необходимо проверить при его приемке, знает любой кладовщик. Кроме того, работники со стажем способны определять несоответствия путем визуального знакомства с партией. На старте стоит уделить внимание состоянию транспортного средства, температуре внутри кузова автомобиля, сохранности упаковок и всевозможным пломбам.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Сверка поступления товара по количеству

Ответственный сотрудник обязан выяснить, совпадает ли фактическое число продуктов поступления с цифрами, прописанными в сопроводительной документации:

• проверив тары, контейнеры и коробки;
• ознакомившись с маркировками;
• проанализировав реквизиты, цены и наименования ТМЦ.

Если речь идет об алкоголе — потребуется дополнительная операция. Специалисту придется подтвердить свои действия в системе ЕГАИС.

Ставить печать и подпись сотрудник должен исключительно в том случае, если все будет в полном порядке. Любые расхождения — повод для приостановки процесса.

Сверка по качеству и комплектности

Проверка качественных составляющих товарно-материальных ценностей также выполняется по регламенту. Необходимо провести:

• знакомство с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой;
• визуальный осмотр, инспекция на предмет наличия повреждений, корректности консистенции и верной комплектации;
• оценку скоропортящихся продуктов по органолептическим свойствам — например, по запаху.

Все операции выполняются либо в выборочном, либо в сплошном порядке, в зависимости от внутренней политики компании-покупателя.

Подписание соглашения или составление акта о расхождениях

Мероприятие будет считаться завершенным, когда стороны распишутся в бумагах, после проставления всех необходимых печатей. В бланке должны присутствовать:

• дата и место составления;
• идентификационный номер;
• названия товарно-материальных ценностей;
• сведения о комплектности и ценах;
• фамилии и имена ответственных лиц.

При выявлении недостачи сотрудники должны заполнить другой документ, причем в условиях ограниченного временного периода. Законодательство допускает отправку претензий в течение пяти дней с момента произведения поставки.

Транспортировка на склад

Как только акт приема товара по качеству и количеству окажется заполненным и завизированным, специалисты компании-покупателя могут приступать к процессу перевозки изделий на собственную складскую локацию. Тут вся продукция будет распределена по зонам хранения — в соответствии с заранее установленными маркерами, отдельно от тех ТМЦ, которые присутствовали ранее.

Оформление приходной накладной

На основании ТН, предоставленной поставщиком, составляется ПН, необходимая для ведения внутреннего учета. Она подтверждает факт совершения приема-передачи определенного объема товаров между сторонами договора. Формировать подобную документацию вручную или с помощью таблиц Excel удается только фирмам с малыми показателями товарооборота. Более или менее крупные предприятия применяют специализированный софт и инструменты отраслевых приложений.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака. Подробнее >>

Оборудование и ПО для автоматизации

Облегчить процедуру приема можно с помощью разных программных и аппаратных комплексов:

• терминалов сбора данных;
• сканеров штрихкодов;
• принтеров для печати этикеток;
• товароучетных экосистем.

В качестве приложения для ТУ лучше использовать решения, поставляемые на рынок российской компанией «Клеверенс». Например, пакет «Склад-15» позволяет сильно ускорять и оптимизировать многие рутинные бизнес-процессы.

В какие сроки и как осуществляется приемка товаров по качеству и количеству

Любые процессы, связанные с приобретением и выгрузкой товарно-материальных ценностей в коммерческих объемах, хорошо изучены. Вся информация, касающаяся времени, отводимого на совершение подобных операций, прописана в инструкциях П-6 и П-7, утвержденных Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.1965 года. Регламенты, действовавшие в тот период, к сегодняшнему дню практически не изменились.

По количеству

Здесь сроки зависят от тары. Если речь идет об открытых или поврежденных емкостях, то все работы выполняются тут же. Контейнеры, принимаемые по брутто или числу занимаемых ими мест, также инспектируются в момент получения. Если вес меняется на нетто, мероприятие можно организовать в течение 10 дней. Скоропортящиеся ТМЦ должны пройти через документальное оформление ровно за 24 часа.

По качественным характеристикам и комплектности

Правила и схемы приемки товара на складе от поставщиков по качеству и количеству немного разнятся. Здесь покупатель обязан справиться со своими задачами либо за сутки, в случае с продукцией с ограниченным сроком годности, либо за 10, в ситуации, когда продавец расположен в том же самом городе. Для местностей с труднодоступными условиями границы раздвигаются. Например, на Крайнем Севере временные рамки по скоропортящимся ТМЦ достигают до 40 дней (с учетом организации надлежащего длительного хранения).

Приемка товара осуществляется в связке 1С и Клеверенс. Чтобы обновить или внедрить учетную систему, воспользуйтесь облаком: вам не придется нести высокие расходы на начальном этапе. Комлект 1С Scloud и Клеверенс в облаке — это готовое решение, которое легко настраивается под ваши процессы на складе и в магазине.

Документирование расхождений и пересорта

Любые обнаруженные материально ответственным лицом проблемы должны быть зафиксированы на бумаге. Только так компания сможет защитить себя и свои интересы, как при стартовом взаимодействии, так и в рамках возможного судебного слушания.

Также можно использовать электронный документооборот и приемку с помощью терминалов сбора данных. Ниже пример приемки с расхождениям на ТСД.

Акт

Составляется в произвольной форме либо в соответствии с шаблонами, уже представленными в унифицированных бланках ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Как правило, за его разработку отвечает кладовщик, а заполнение производится при присутствии представителя предприятия, играющего роль продавца.

Претензионное письмо

Правила и порядки приема товара от поставщиков на складе по количеству и качеству существуют для того, чтобы защитить обе стороны от всевозможных подлогов и мошеннических действий. При появлении неприятностей (недостачи, недопоставки, пересортицы), покупатель обязан сформировать претензию и направить ее предприятию, отвечающему за реализацию товарно-материальных ценностей. Здесь, в соответствии со статьей 521 ГК РФ, прописывается и сумма неустойки.

Исправления в ТН

При обнаружении фактов несоответствия нужно поменять данные товарной накладной, с учетом новой информации. Если ТМЦ не привезли — его наименование из бумаги вычеркивается. Каждое подобное действие должно сопровождаться росписью материально ответственного лица. Затем необходимо скорректировать и счет-фактуру.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Порядок действий при расхождениях и пересортице

Ошибочные элементы приемки товаров по количеству и качеству

Нарушения стоит рассматривать с точки зрения законодательства. В соответствии с нормами, прописанными в ГК РФ, они могут быть существенными или нет. О первых идет речь, если:

• недостатки нельзя подвергнуть устранению в рамках приемлемых сроков;
• трудности обнаруживаются неоднократно и носят характер рецидива;
• покупатель отказывается от своевременного проведения оплаты;
• кладовщик выполняет невыборку ТМЦ на регулярной основе.

Все перечисленные ситуации подробно описаны в п. 2 ст. 450 Гражданского кодекса — с последствиями и особенностями процесса защиты собственных коммерческих интересов пострадавшей компанией.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Одностороннее расторжение договора

Возможно, если партнер систематически нарушает условия, прописанные в первоначальном соглашении о предпринимательском взаимодействии. Все подобные ситуации рассмотрены в ст. 95 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Алгоритм выглядит так:

1. В течение трех дней с даты принятия решений сторона, не удовлетворенная работой контрагента, уведомляет его об отказе от исполнения контракта с объяснением актуальных причин.
2. На протяжении 10 суток нарушитель обязан исправить допущенные нарушения и предоставить доказательства факта нормализации различных операционных процессов и мероприятий.
3. Если все исправлено — одностороннее расторжение договора отменяется. В противном случае операция продолжается, а любые коммерческие контакты и взаимодействия подходят к концу.

Разобраться с особенностями представленного регламента можно с помощью юриста.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Подведем итоги

Отыскать образец акта приемки товаров по количеству и качеству можно не только на профильных порталах, но и в базах специализированного софта. Такие программные решения обладают широкими спектрами возможностей, связанных с оптимизацией и автоматизацией рутинных бизнес-процессов. Кроме того, с их помощью можно организовать предельно эффективный товароучет и повысить производительность труда отдельных специалистов.

Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании Клеверенс

Вопросы и ответы

Чем отличается прием продовольственных товаров?

При работе с фруктами, мясом или овощами специалистам придется соблюдать дополнительные правила. Например, сотрудники должны обращать пристальное внимание на сроки хранения, выполнять визуальную оценку свежести, а также соблюдать стандарты как транспортировки, так и организации сохранности.

Что делать, если обнаружен недовес?

Составить специализированный акт и уведомить поставщика о возникновении проблемы. Далее возможны варианты — довоз, возврат аванса, оплата понесенных расходов и другие схемы действия в согласии с регламентами, прописанными в заключенном ранее соглашении.

Как быть, если брак обнаружили во время продажи в магазине?

Вернуть товарно-материальные ценности продавцу можно исключительно в рамках их заявленных сроков годности. Если таковых у изделия нет, процесс оформления возврата растягивается до двух лет, в соответствии с нормами и положениями, прописанными в Гражданском кодексе.

Как подписать накладную и УПД в электронном виде?

С помощью усиленной квалифицированной цифровой подписи. Для этого понадобится обратиться к сертифицированной и аккредитованной государством организации, оказывающей подобные услуги.

Количество показов: 343689

Важно знать, как принимать товар на складе или в магазине. Основные правила прописываются в договоре поставки, а также поставка оформляется по требованиям законодательства РФ. мы расскажем про процесс приемки товара по качеству и количеству, оформление документов и порядок действий при выявлении несоответствий.

Обязанности сторон при приемке товара

В процессе приемки товара заказчику следует:

• Гарантировать соответствие количества и качества продукции условиям договора.

• Поручать приемку только ответственному лицу, обычно кладовщику.

• Уведомлять поставщика письменно о некачественных товарах и требовать их замену.

• Хранить излишний или дефективный товар до согласования дальнейших действий.

• Обеспечить документальную фиксацию процесса приемки.

Поставщику следует:

• Поставлять продукцию в соответствии с условиями договора поставки, с правильным количеством и качеством.

• Проверять полномочия лица, принимающего товар.

• Принимать акт о расхождении количества продукции по требованию клиента.

• Заменять товар, не соответствующий требованиям.

• Составлять акт о расхождении количества и направлять его заказчику.

По сути, заказчик должен обеспечивать правильную приемку товара и своевременно информировать поставщика о несоответствиях, а поставщик обязан обеспечивать правильное качество и количество товара, а также поддерживать документирование процесса приемки.

Документальное оформление поставки

• Если ваша деятельность связана с налогом на добавленную стоимость (НДС), то при оформлении приемки используйте товарно-транспортную накладную (ТТН) в сочетании с счетом-фактурой.

Основным документом будет ТОРГ-12 — товарная накладная. При перевозке товара со склада поставщика на ваш склад, используется товарно-транспортная накладная, которая отличается от товарной накладной наличием раздела о транспорте и отсутствием описания товара. Эти документы могут одновременно служить как доказательство получения товара получателем и как подтверждение поставки поставщиком, поэтому они оформляются в двух экземплярах.

Подробнее про товарную накладную и ТТН рассказывали в этой статье.

Второй документ — счет-фактура. Если вы плательщик НДС, необходимо собирать счета-фактуры для каждого входящего товара. Без них вы не сможете учесть НДС.

При возврате товара следует запросить у поставщика скорректированный счет-фактуру, так как НДС будет учитываться только по части товара, которая вам поставлена.

• Для случаев, когда в стоимость включены услуги перевозки, используйте универсальный передаточный документ (УПД) вместе с товарно-транспортной накладной (ТТН).

Универсальный передаточный документ (УПД) включает все необходимые данные, требуемые как для счетов-фактур, так и для других первичных документов. УПД по сути объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры, и может использоваться вместо них.

Инструкция: Порядок приемки товара по качеству и количеству

1. Подготовьте помещение

Перед тем как начать приемку товара, рекомендуется:

1. Обеспечить наличие свободного места на полках и стеллажах.

1. Разграничить зоны для избежания путаницы между уже размещенным и новым товаром.

1. Подготовить инструкцию для сотрудников о процедуре приемки товара и разместить ее на видном месте.

2. Проведите первичную проверку

Первичная проверка включает в себя следующие этапы:

1. Проверка транспортного средства на предмет повреждений.

1. Контроль температуры и других условий перевозки.

1. Проверка целостности упаковки, наличия пломб и маркировки.

О любых обнаруженных повреждениях или нарушениях целостности упаковки необходимо сразу сообщить поставщику.

3. Проведите проверку товара по количеству

При проверке товара по количеству сотрудник обязан:

1. Проверить упаковку и контейнеры, произвести пересчет, взвешивание товаров.

1. Сопоставить коды маркировки из накладной с фактическими.

1. Проверить содержание документации: информацию о поставщике, цены, наименования товаров.

Помимо других этапов приемки, при получении алкогольной продукции необходимо подтверждение в системе ЕГАИС.

Если все документы соответствуют факту и верно заполнены, ставится печать организации и подпись. При обнаружении недостачи процесс приемки приостанавливается, осуществляется повторный подсчет и взвешивание, после чего составляется протокол о недостаче.

Для дальнейшей проверки потребуется доставить груз в нужное место и произвести его распаковку.

Картинка с сайта: evidpo.ru

4. Проведите проверку товара по качеству

Проверка по качеству включает в себя следующие шаги:

1. Сравнение с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой.

1. Визуальный осмотр изделий по их внешнему виду, текстуре, основной комплектации.

1. Оценка продуктов, склонных к быстрой порче, на наличие запаха.

Существует два метода проверки: полная и выборочная. При полной проверке распаковываются все грузовые места без исключения. При выборочной проверке проверяются лишь некоторые места, детали которых могут быть оговорены в договоре поставки. При повреждении транспорта или упаковки всегда следует проводить полную проверку.

Какие товары покупатель имеет право не принимать?

• Товар, который просрочен или не соответствует указанным срокам годности в договоре.

• Импортный товар без русифицированных этикеток (согласно Закону о защите прав потребителей).

• Товар без обязательных документов, таких как инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия, технический паспорт, или комплектующие (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

• Изделия с повреждениями, царапинами, вмятинами, или дырками (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).

В случае, если товар не соответствует условиям договора, покупатель должен документально зафиксировать несоответствие и предъявить претензию поставщику.

5. Заключите договор или составьте протокол о расхождениях

Необходимо поставить свою подпись в сопроводительных документах, наложить печать и передать представителю поставщика или перевозчику. Процедура приемки считается завершенной, когда стороны подписывают акт о приемке товаров или соглашение без замечаний и разногласий.

Согласно требованиям, этот документ должен содержать следующие элементы:

• дата и место составления;

• регистрационный номер;

• наименование продукции, количество, комплектацию и цены;

• информацию о участниках сделки — поставщике и заказчике;

• полные имена ответственных лиц с обеих сторон;

• подтверждение завершения сделки и отсутствия разногласий;

• подписи и печать.

Если выявятся дефекты или недостачи, необходимо составить акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. Для выявления недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, у вас есть 4 месяца.

Документирование расхождений в количестве и качестве товаров может быть выполнено в разной форме, но удобнее воспользоваться предварительно подготовленными формами, такими как ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 для импортных.

6. Заполните приходную накладную и внесите информацию о приеме продукции в базу данных

С использованием данных из накладной поставщика создается приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения процесса передачи продукции между сторонами договора, включая списание у поставщиков и оприходование у заказчиков.

Сроки приемки

Сроки приемки обычно обозначаются в договоре поставки. Иначе действуют нормы, представленные в инструкциях П-6 и П-7.

Приемка по количеству:

• В открытой или поврежденной упаковке, либо без нее — немедленно при получении;

• По весу брутто или количеству мест — немедленно при получении;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте — в течение 10 дней;

• По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте, в случае скоропортящейся продукции — в течение 24 часов.

Приемка по качеству:

• Скоропортящийся товар — в течение 24 часов;

• Товар от поставщика из того же города — в течение 10 дней.

• При доставке товара из другой местности допускается установить срок до 20 дней для обычной непересылаемой продукции.

Картинка с сайта: evidpo.ru

Недостача, недопоставка, пересортица

Можно выделить следующие виды количественных расхождений:

1. Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.

1. Недопоставка — когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.

1. Излишки — количество товарных единиц превышает указанное в договоре.

1. Пересортица — товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.

В случае любого несоответствия, необходимо проверить, имеются ли указания по процедуре обработки расхождений в договоре поставки. Если их нет, следует руководствоваться действующим законом.

Обязательно уведомьте поставщика о выявленных расхождениях и документируйте это. Для этой цели используются два типа документов: акт о расхождении и претензия.

Документы следует направить на юридический адрес поставщика или с помощью электронного документооборота, в зависимости от договоренностей о сотрудничестве. Также можно добавить расчет неустойки.

Акт о расхождении

Формирование акта о расхождении по количеству и качеству возможно в произвольной форме, но удобнее использовать предоставленные формы: ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.

Бланк заполняется лицом, несущим материальную ответственность, в присутствии представителя компании-поставщика, с согласия компании-поставщика можно составить акт и без их непосредственного участия.

Претензионное письмо

В этом документе можно в свободной форме указать, какое количество товара было заказано и сколько из него фактически было доставлено.

В тексте претензии обычно прописывают:

• Дата поставки

• Информация о договоре

• Реквизиты сопроводительных документов

• Суть выявленного несоответствия

• Требования: замена товара, дополнительная поставка, возврат средств и так далее, если это предусмотрено в договоре.

Корректировка товарной накладной

Если вам был поставлен товар, но в накладной есть ошибки или что-то было упущено, строки с такими позициями вычеркиваются. Каждое изменение должно быть подтверждено подписью лица, принимающего товар на складе или в магазине, корректировки также вносятся в счет-фактуру.

Расхождения: что делать? Инструкция

Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.

1. Если имеется недостача или недопоставка:
• Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.
• Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.
• В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.
• Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.

1. Когда имеются излишки:
• Вернуть излишек поставщику.
• Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.
• Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.

1. При пересортице:
• Принять всю партию товара.
• Отказаться от приемки полной партии товара.
• Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.

Ошибки поставщика при поставках

Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.

Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.

Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:

• недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;

• нарушение сроков поставки имело место неоднократно.

Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:

• многократных нарушений сроков оплаты;

• постоянной невыборки товаров.

Для осуществления одностороннего расторжения следует учесть наличие в договоре положений, касающихся ответственности сторон за ненадлежащее исполнение обязанностей. Это освещается в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44.

Алгоритм одностороннего расторжения выглядит следующим образом (на примере нарушения условий поставщиком):

• В течение 3 дней с момента принятия решения о расторжении, покупатель отправляет заказное письмо поставщику с уведомлением о расторжении договора и разъяснением причин такого решения;

• В течение 10 дней поставщик обязан устранить нарушения;

• Если нарушения устранены в срок, не превышающий 10 дней, то покупатель обязан отменить свое решение согласно ч. 14 ст. 95 ФЗ № 44. Если такое решение не отменено, оно вступает в силу на 11-й день.

Как автоматизировать процесс поставки?

Процесс поставки можно упростить, снижая нагрузку на сотрудников. Для автоматизации процесса приема поставки товара на складе можно предпринять следующие шаги:

1. Внедрить систему считывания штрихкодов. Использовать терминал сбора данных с встроенным сканером штрихкодов и сканер штрихкодов для быстрого и точного считывания кодов с упаковок товаров.

1. Интегрировать сканер штрихкодов с ККТ, компьютером или POS-терминалом. Обеспечить автоматическую передачу считанных данных о товарах в систему учета и базу данных, минимизируя ручной ввод информации.

1. Внедрить принтер этикеток. Использовать принтер для быстрой маркировки товаров этикетками, содержащими необходимую информацию, такую как штрихкод, наименование, описание, цена и артикул.

1. Реализовать товароучетную систему. Интегрировать программное обеспечение для учета товаров, которое будет автоматически обрабатывать данные, собранные с помощью сканеров и терминалов, обновлять информацию о наличии и автоматически формировать отчеты.

1. Оптимизировать процессы и обучить персонал. Обеспечить обучение сотрудников использованию новых технологий и систем, чтобы гарантировать эффективную и точную автоматизированную приемку товаров на складе.

Где обучить Специалиста по розничным продажам

Картинка с сайта: evidpo.ru

Основные этапы приема товара

Картинка с сайта: www.moedelo.org

Последние два этапа опционные, они применяются не в каждой организации и не для каждой группы товаров. Об этом, а также о других этапах давайте поговорим подробнее.

Проверка количества

Ответственное лицо сравнивает количество реально поступившего товара и число единиц каждого наименования по документам. В большинстве случаев этот этап не вызывает затруднений: на приход ставят то количество товара, которое отражено в документах, после того, как их подписал ответственный сотрудник.

Но иногда возникают интересные нюансы. Например, как действовать в случае, если товар в приходных документах значится в килограммах, и приемщик его также принимает на вес, а продажа будет осуществляться поштучно?

Один из ярких примеров такого решения – продажа болтов и шурупов. Оптом их продают на вес, принимать в розничной точке также этот товар удобнее на вес. Но в магазине ценники на болты все мы видим поштучно.

Здесь есть несколько вариантов решения:

Второй вариант, с одной стороны, немного менее точен. С другой стороны, приход-расход товара становится простым и, что самое главное, быстрым. А небольшие погрешности, которые могут возникнуть, несущественны. Их списание можно учесть в правилах инвентаризации.

Стоит иметь в виду, что тщательный пересчет каждой единицы товара займет крайне много времени, а ошибки все равно будут присутствовать, так как люди будут ошибаться, случайно или намеренно. Избежать ошибок можно, если применять автоматизированный товарный учет, где отсутствует человеческий фактор, а все данные быстро и автоматически отражаются в системе.

Проверка качества

На данном этапе принимающий осматривает целостность упаковки, товарный вид, проверяет качественные характеристики товара. Здесь нет универсальных рецептов или какой-то подходящей для всех автоматизации. В случае работы с продовольственной группой, нужно также изучать сроки хранения товаров. При приеме технических изделий — проводить выборочную проверку партии на работоспособность и т.д.

Особенно важно помнить о подобных проверках при приемке весового товара. Например, ткань в магазины или на производство приходит рулонами и принимается общим весом. Но если в рулоне окажутся, например, технологические дыры, т.е. в партию для продажи случайно попал образец, который был выбран для производственного тестирования, этот рулон будет браком. А потому необходимо разработать правила проверки качества с учетом всех особенностей товара.

Результаты проверки качества также отображаются в приходном документе. Товар приходуется как есть: с учетом выявленного брака, недочетов и т.д.

При необходимости производится комплектация или разукомплектация, т.е. поставщик может поставить товар общим количеством, а в приходном документе будут учтены цвета, узоры, фасоны и т.д. Эти данные сотрудники компании также контролируют при проверке качества, так как помимо качества как объективного показателя, одновременно подсчитываются разновидности товара с учетом нужных для последующей продажи параметров.

Важно учитывать и внутренние правила, и характеристики товаров, которые необходимо указать в документе прихода. У поставщика могут быть указаны, например, «ботинки белые», так как он торгует только одним брендом обуви. На приход в магазине необходимо поставить «ботинки белые» и указать бренд.

Согласования расхождений

Расхождения могут возникать как по фактическому количеству товара, так и по качеству. В случае выявленного несоответствия качества товаров, т.е. бракованных или некондиционных позиций, этот товар так же не будет поступать в продажу или на производство, как и в случае его реального отсутствия.

Расхождения выявляются на предыдущих этапах. Их подтверждает ответственное лицо поставщика. Документировать расхождения можно двумя способами:

Какой вариант выбрать — зависит от внутренних правил компании. В первом случае все движения товара проводятся сразу и по бухгалтерскому учету, но при этом несколько усложняется отчетность. Во втором случае поставщик в сжатые сроки отправляет замену документов с учетом реально выявленных разночтений.

Маркировка согласно правилам

Нередко товар приходит с неразборчивым (стертым) штрих-кодом или вовсе без него. В других случаях используется внутреннее штрих-кодирование, например, для организации быстрой продажи в супермаркете на кассе. Маркировка также необходима, если упаковка товара полностью выполнена на иностранном языке, и нужны наклейки с пояснениями по-русски.

В этом случае создают в зависимости от необходимости:

Этот этап можно совместить с количественной проверкой товара при приемке, конечно, если вы принимаете штучные позиции.

Как действовать

Распечатайте количество штрих-кодов на основании документов поставщика.

При приемке маркируйте товар сразу, т.е. на каждый принятый товар сразу наклейте маркировку.

Если вдруг останутся «лишние» наклейки, значит, товаров пришло меньше, чем отражено в документах. Такое решение помогает провести точную приемку товаров по количеству и сэкономить время на отдельных этапах – приема и маркировки.

Распределение по местам хранения

Хранение товаров на складе может осуществляться одним из двух способов:

В последнем случае крайне важно избегать ошибок при размещении товаров, так как это напрямую связано с эффективностью их последующей продажи. Если вы отправили товар в правильную ячейку, вы быстро сможете его найти и продать. Если допустили ошибку, продажа может не состояться вообще, вплоть до инвентаризации.

Склад: оптовый или розничный

Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи.

Откуда взялась эта разница?

В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.

В случае оптовой торговли наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.

Автоматизация процесса приемки товара

Для автоматизации приема товара используются устройства:

Какой вариант выбрать – зависит от личных предпочтений и особенностей поступающего на склад товара. Если вы принимаете небольшие по размеру товары в сравнительно небольших количествах, обычного проводного сканера будет достаточно. Тем более, что он – самый дешевый. В других случаях можно применять автономный терминал сбора данных или беспроводные сканеры.

Оба решения подходят для получения результата – приходного документа, сформированного на основе подсчета позиций при помощи сканирования штрих-кодов. Разница заключается в площади охвата, скорости передачи данных и других подобных нюансах.

Мы предлагаем использовать для приема товара так называемую корзину прихода. Это документ, который формируется исключительно на основе сканирования. Далее оператор загружает данные из расходного документа поставщика, на основании которых автоматически сравнивается корзина приходов с приходным документом.

Такой способ позволяет быстро выявить недостачу товаров, пересортицу, ошибки оператора или приемщика. Любое разночтение демонстрируется на экране и сопровождается сигналом для привлечения внимания. После чего сотрудники при помощи повторных проверок находят и устраняют причину (вносят корректировки).

Еще один важный инструмент для автоматизации прихода – это принтер этикеток. Существует очень много моделей такого оборудования. Главное, на что рекомендуем обращать внимание, это условия эксплуатации. Особенно это важно при использовании принтера в неотапливаемых складских помещениях.

Как видите, сам процесс приемки товара прост и сравнительно универсален. Во многих случаях возможна частичная автоматизация, которая поможет избежать сложностей с подсчетом или с пересчетом от одной системы измерения (вес) в другую (штуки).

С другой стороны, этот этап очень сильно зависит от товарной группы и особенностей работы компании, а потому бизнес-процесс для приема товара в каждом случае придется создавать практически с нуля. Надеемся, рекомендации выше вам в этом помогут.

А если вы хотите максимально упростить для себя товароучет, можете воспользоваться автоматизированным товарным учетом в сервисе «Моё дело». Это удобная система для товарного, складского и налогового учета с интернет-бухгалтерией и онлайн-кассой, интеграцией с банками, платежными системами, интернет-магазинами и CRM. Вы сможете легко контролировать остатки, отслеживать продажи, автоматизировать документооборот и платежи.

Успешной торговли!