Делопроизводство для секретаря с нуля пошаговые инструкции

Основы делопроизводства и документооборота для новичков — это краткая инструкция, которая поможет разобраться в том, с какими типами документации приходится работать делопроизводителю и каковы принципы работы.

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.

Нормативно-правовая база

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• ГОСТ 6.10.5-87;
• Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77
• Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
• Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

Полезное про электронный документооборот:

1. Как выбрать оператора ЭДО и подключиться к нему.
2. Как в организации внедрить и настроить ЭДО.
3. Что такое КЭДО и кому без него не обойтись.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

• входящие (которые фирма получает);
• исходящие (которые она отправляет);
• внутренние (не выходящие за ее пределы).

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

1. Требования к бланкам и общие правила их оформления.
2. Методика составления основных документов предприятия.
3. Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
4. Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
5. Правила хранения.

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Пригодится:

1. Какие требования предъявляют сейчас к оформлению документации.
2. Как оформлять и вести журнал регистрации исходящих документов.
3. Сколько лет и как именно хранить документы в организации.
4. Как вести номенклатуру дел (бланк и правила заполнения).

Номенклатура дел

Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.

Картинка с сайта: ppt.ru

Для ведения номенклатуры дел можете использовать такую форму

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно

Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

1. Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
2. Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
3. Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
4. Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).

Для информации:

1. Кто такой секретарь и что входит в его обязанности.
2. Кто такой делопроизводитель и чем он занимается.

Гончарова Алина
Юрист

Юрист сайта «Правовед.ру», автор научных статей по юриспруденции.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Организация эффективного делопроизводства и документооборота с нуля может стать ключевым фактором успеха вашей компании. В этой статье мы подробно рассмотрим, как определить цели и задачи делопроизводства, проанализировать текущие процессы и выявить проблемы, разработать структуру документооборота, создать шаблоны документов и регламенты, выбрать подходящее программное обеспечение для автоматизации, обучить сотрудников и внедрить систему, а также как мониторить и оптимизировать процессы. Следуя нашим рекомендациям, вы сможете создать надежную и эффективную систему документооборота, которая повысит производительность и упростит управление документами в вашей организации.

Определение целей и задач делопроизводства

Организация делопроизводства и документооборота с нуля требует четкого понимания целей и задач. Прежде всего, необходимо определить, какие документы будут создаваться, храниться и обрабатываться. Это поможет избежать хаоса и обеспечить эффективное управление информацией.

Основные задачи делопроизводства включают:

1. Систематизация документов: Создание четкой структуры для хранения и поиска документов. Это включает в себя разработку классификаций и меток для различных типов документов.
2. Обеспечение безопасности: Защита конфиденциальной информации и предотвращение несанкционированного доступа. Важно внедрить меры безопасности, такие как пароли и шифрование.
3. Автоматизация процессов: Использование программного обеспечения для автоматизации рутинных задач, таких как создание, отправка и хранение документов. Это значительно сократит время и усилия, затрачиваемые на управление документами.

Для успешного внедрения системы делопроизводства необходимо также учитывать потребности и особенности вашей организации. Это поможет создать систему, которая будет максимально эффективной и удобной для всех сотрудников.

Анализ текущих процессов и выявление проблем

Прежде чем приступить к организации делопроизводства и документооборота с нуля, необходимо провести анализ текущих процессов. Это включает в себя оценку существующих методов работы с документами, выявление слабых мест и определение ключевых проблем. Например, если в вашей компании часто теряются важные документы или процесс их согласования занимает слишком много времени, это явные признаки необходимости изменений.

Для наглядности, рассмотрим сравнительную таблицу:

После выявления проблем, важно разработать план действий по их устранению. Это может включать обучение сотрудников, внедрение новых технологий и пересмотр существующих процедур. Оптимизация процессов не только улучшит эффективность работы, но и снизит риски, связанные с потерей или неправильным использованием документов.

Разработка структуры документооборота

Когда речь идет о создании эффективной системы документооборота, важно понимать, что структура играет ключевую роль. Начните с определения типов документов, которые будут циркулировать в вашей организации. Это могут быть контракты, счета, отчеты, внутренние записки и многое другое. Классификация документов поможет вам определить, какие из них требуют особого внимания и какие процессы необходимо автоматизировать.

Следующий шаг — разработка четких процедур для обработки каждого типа документа. Это включает в себя создание шаблонов, определение ответственных лиц и установление сроков выполнения задач. Например, для контрактов может быть создана процедура, включающая проверку юристом, утверждение руководством и архивирование. Важно, чтобы все сотрудники были ознакомлены с этими процедурами и следовали им без исключений.

Не забывайте о технологической поддержке. Использование современных систем управления документами (DMS) значительно упростит процесс. Такие системы позволяют автоматизировать рутинные задачи, обеспечивают безопасное хранение и быстрый доступ к необходимым документам. Внедрение DMS — это инвестиция, которая окупится за счет повышения эффективности и снижения рисков.

Создание шаблонов документов и регламентов

Когда вы начинаете с нуля, важно сразу же создать шаблоны документов и регламенты. Это поможет вам избежать хаоса и обеспечить эффективный документооборот. Шаблоны должны быть простыми и понятными, чтобы любой сотрудник мог легко их использовать. Например, создайте шаблон для служебных записок, который будет включать стандартные поля для даты, адресата, темы и основного текста. Это упростит процесс создания документов и сократит время на их оформление.

Не менее важно разработать регламенты для работы с документами. Определите, кто отвечает за создание, проверку и утверждение каждого типа документа. Установите сроки выполнения задач и порядок хранения документов. Например, регламент может предусматривать, что все входящие документы должны быть зарегистрированы в течение одного рабочего дня, а ответственные лица должны проверять и утверждать их в течение трех рабочих дней. Это обеспечит четкость и прозрачность в работе с документами, а также поможет избежать потерь и ошибок.

Выбор программного обеспечения для автоматизации

Когда дело доходит до автоматизации делопроизводства, выбор правильного программного обеспечения может стать ключевым фактором успеха. На рынке представлено множество решений, каждое из которых имеет свои преимущества и недостатки. Важно учитывать такие аспекты, как функциональность, удобство использования, стоимость и возможности интеграции с другими системами.

Для наглядности, вот сравнительная таблица популярных программных решений:

При выборе программного обеспечения важно учитывать специфику вашего бизнеса и потребности сотрудников. Например, если у вас небольшая компания с ограниченным бюджетом, то Bitrix24 может стать отличным выбором благодаря своей бесплатной базовой версии. В то же время, для крупных организаций с высокими требованиями к безопасности и функциональности, 1С:Документооборот будет более подходящим вариантом.

Обучение сотрудников и внедрение системы

Когда вы начинаете внедрять систему делопроизводства с нуля, обучение сотрудников становится ключевым этапом. Без должного понимания и навыков, даже самая продвинутая система может оказаться бесполезной. Важно, чтобы каждый сотрудник знал, как правильно использовать документооборот и какие процедуры необходимо соблюдать. Например, можно организовать внутренние тренинги и семинары, где специалисты объяснят основные принципы работы с документами и покажут на практике, как это делать.

Рассмотрим кейс одной компании, которая успешно внедрила систему делопроизводства. Они начали с обучения сотрудников и создания руководства по использованию системы. Каждый новый сотрудник проходил обязательный курс, что позволило избежать ошибок и повысить эффективность работы. В результате, компания смогла сократить время на обработку документов на 30% и улучшить качество обслуживания клиентов.

Не забывайте о постоянном мониторинге и обратной связи. После внедрения системы важно регулярно проверять, как она работает, и собирать отзывы от сотрудников. Это поможет выявить слабые места и своевременно внести необходимые коррективы. Инвестируйте в обучение и поддерживайте высокий уровень знаний среди сотрудников, чтобы ваша система делопроизводства работала без сбоев.

Мониторинг и оптимизация процессов делопроизводства

Когда вы начинаете внедрять систему делопроизводства, важно регулярно проводить мониторинг и оптимизацию процессов. Это поможет выявить узкие места и улучшить эффективность работы. Например, если вы заметили, что обработка входящей корреспонденции занимает слишком много времени, возможно, стоит рассмотреть автоматизацию этого процесса с помощью специализированного ПО.

Для успешной оптимизации делопроизводства важно не только выявлять проблемы, но и предлагать конкретные решения. Например, одна из компаний, с которой мы работали, смогла сократить время на обработку документов на 30% благодаря внедрению электронного документооборота и обучению сотрудников новым методам работы. Это позволило им не только улучшить производительность, но и снизить количество ошибок.

Не забывайте, что мониторинг и оптимизация — это постоянный процесс. Регулярно анализируйте показатели эффективности, собирайте обратную связь от сотрудников и будьте готовы вносить изменения. Такой подход поможет вам поддерживать высокий уровень организации делопроизводства и обеспечит стабильное развитие вашей компании.

Часто задаваемые вопросы

Как долго занимает внедрение системы делопроизводства?

Время внедрения системы делопроизводства зависит от масштаба организации и сложности текущих процессов. В среднем, это может занять от нескольких недель до нескольких месяцев.

---

Какие документы необходимо включить в систему делопроизводства в первую очередь?

В первую очередь следует включить основные документы, такие как договоры, счета, акты выполненных работ и внутренние распоряжения. Это позволит быстро наладить основные процессы.

---

Как обеспечить безопасность документов в системе делопроизводства?

Для обеспечения безопасности документов необходимо использовать надежное программное обеспечение с функциями шифрования данных, а также ограничить доступ к документам только для уполномоченных сотрудников.

---

Какие ошибки чаще всего допускаются при организации делопроизводства?

Часто встречающиеся ошибки включают отсутствие четкой структуры документооборота, недостаточное обучение сотрудников и игнорирование необходимости регулярного мониторинга и оптимизации процессов.

---

Как часто нужно обновлять шаблоны документов и регламенты?

Шаблоны документов и регламенты следует обновлять по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Это позволит учитывать изменения в законодательстве и внутренние потребности организации.

Один из самых непростых участков работы в делопроизводстве связан с регистрацией входящей корреспонденции. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он предполагает взаимодействие со сторонней организацией, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Расскажем о первой стадии работы с входящими документами – об особенностях и основных сложностях их приема и первичной обработки, нормативных требованиях и рутинных реалиях.

Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла

Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).

Регистрация, предполагающая в самых общих чертах внесение данных о документе в регистрационную форму и проставление штампа на документе, сложности не представляет. Все самые ответственные мероприятия выполняют до регистрации: секретарь или делопроизводитель должен определить, может ли он принять (в случае доставки нарочным) и зарегистрировать документ. За свои действия он несет ответственность, ведь может оказаться, что слишком строгая оценка не позволила вовремя довести до сведения руководителя значимый документ, или наоборот – его время отнимет совершенно бессмысленное рекламное послание, умело замаскированное под официальный документ.

Сложности, как обычно, возникают тогда, когда в организации нет строго определенных алгоритмов работы. В этом процессе важно ориентироваться на положения локальной инструкции по делопроизводству, однако в ней можно предусмотреть что угодно. И ладно, если бы положения инструкции затрагивали только «внутреннюю кухню» организации, но при работе с входящими документами речь идет о коммуникации со внешней средой. Не секрет, что направить письмо в некоторые организации – непростая задача, так как там все документы проходят серьезный входной контроль. Но отказ в приеме документов или регистрации должен быть обоснован, а основания – существенными. Нельзя отказать просто потому, что документ не понравился, но и принимать и регистрировать все подряд – неверно. Кстати, нормативно нигде не установлена возможность отказать в приеме документа, но практика эта широко распространена: большая часть корреспонденции в настоящее время доставляется курьерами (нарочным), ее получение просят подтвердить подписью получателя, а для этого последний проводит быструю проверку.

Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству[1].

2. Правила делопроизводства[2].

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3] (далее – МР по разработке ИД).

Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству. В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться.

На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:

Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.

Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.

Правило 3. Получатель может отказать в регистрации документа в случае выявления несоответствий в ходе его проверки, при этом отправителю нужно направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. п. 3.18 Правил делопроизводства).

Порядок первичной обработки входящего документа

В нормативных актах для наименования первой стадии работы с входящим документом используется термин «прием и первичная обработка документа», при этом проверка отправлений предусмотрена именно в рамках первичной обработки. Алгоритм проверки, предусмотренный Правилами делопроизводства, включает несколько этапов. В Таблице 1 мы представили действия получателя, нормативно предписанные ему на каждом этапе, и наш практико-ориентированный комментарий.

Картинка с сайта: www.profiz.ru

Иногда проверка начинается уже «в процессе» получения документа – например, в момент его доставки курьером. При наличии некоторых нарушений получатель может отказать в приеме отправления.

Заметим, что описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).

Все документы, не имеющие адресной части, должны приниматься службами делопроизводства на отправку с сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам, например, относят договоры, протоколы, акты и т.д. Однако отметим, что если это правило зафиксировано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, то это не означает, что оно есть в инструкции по делопроизводству организации-отправителя и что ваши коллеги соблюдают это правило. Поэтому не стоит ожидать, что в каждом поступившем конверте окажется сопроводительное письмо. Чаще всего их не составляют в случаях, если по направляемым документам, по мнению отправителя, не требуется решение руководителя организации и определение исполнителя. В случае если вложенный в упаковку документ направлен без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов, поступивших на бумажном носителе, и отдают под подпись сотрудникам подразделений.

Кому именно следует выдать документ, обычно указано на конверте (например, ООО «Лазурь», Иванову И.И.). Зная особенности бизнес-процессов организации, адресата можно определить по виду и содержанию документа (например, оригинал договора нужно передать куратору договора, счет на оплату – в финансовый отдел и т.д.).

Если же после вскрытия конверта в нем обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам определяется возможность регистрации документа.

Картинка с сайта: glavkniga.ru

Материалы по теме